Co znamená aktualizace údajů společnosti?
Bezpečnost vašeho účtu a ochrana vašich finančních prostředků jsou naší nejvyšší prioritou. Proces aktualizace údajů o společnosti nám umožňuje ověřit, zda jsou údaje o vaší společnosti a oprávněných osobách aktuální a správné, a zároveň pomáhá předcházet podvodům, zneužívání platebních služeb a dalším nelegálním činnostem.
Jako regulovaný poskytovatel platebních služeb jsme povinni pravidelně kontrolovat a aktualizovat údaje o našich obchodnících v souladu s platnými právními předpisy. Tento proces pomáhá udržovat váš účet bezpečný, plně funkční a v souladu s regulačními požadavky.
Proč je aktualizace údajů společnosti důležitá?
Aktualizace údajů společnosti nám umožňuje:
- dodržovat regulační požadavky,
- chránit vás i nás před podvody v oblasti finančních služeb,
- zajistit hladký průběh vašich plateb bez přerušení.
Jak často probíhá aktualizace údajů společnosti?
Frekvence aktualizace údajů společnosti závisí od:
typu podnikání,
povahy obchodní činnosti.
Z tohoto důvodu není možné určit přesný interval, ale obvykle se pohybuje v rozmezí 1 až 3 roky.
Regulační požadavky na aktualizaci údajů společnosti
Pravidelné aktualizace údajů jsou povinné podle pravidel AML/CFT, viz cnb.cz. Podle platných evropských předpisů proti praní peněz a financování terorismu (AML/CFT) jsou povinné subjekty povinny:
- pravidelně kontrolovat platnost a úplnost údajů, které o klientech uchovávají,
- aktualizovat tyto informace v souladu s jejich rizikovým profilem
- a zohledňovat veškeré změny, které mohou mít vliv na posouzení rizika obchodního vztahu.
Jak probíhá aktualizace údajů společnosti?
Tento proces je podobný dotazníku, který jste vyplnili při zahájení spolupráce s Teya (onboarding). Jedná se o zabezpečený dotazník, prostřednictvím kterého shromažďujeme a ověřujeme nezbytné informace v souladu s regulačními požadavky.
Ověření identity se provádí pomocí Onfido, důvěryhodného a bezpečného ověřovacího nástroje používaného regulovanými finančními institucemi. Vaše osobní údaje a dokumenty jsou zpracovávány bezpečně, šifrovány a v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů.
Z jakých částí se dotazník skládá?
- Ověření vlastníků společnosti
- Ověření údajů o oprávněné osobě (jednateli společnosti)
- Potvrzení o podnikání
Během tohoto procesu budete požádáni o předložení stejných dokumentů, jaké jsou vyžadovány při procesu registrace.
Jaké dokumenty jsou požadované?
1. KYB – Ověření vlastníků společnosti
Vyžadujeme:
- seznam skutečných majitelů (UBO),
- trvalá adresa bydliště,
- data narození všech uvedených osob.
2. KYC – Ověření identity
Požadujeme:
- Doklad totožnosti:
- cestovní pas,
- řidičský průkaz,
- nebo občanský průkaz.
- Doklad o adrese:
- účet za energie nebo služby (ne starší než 3 měsíce),
3. Potvrzení o podnikání
Může se jednat o jeden nebo více z následujících dokumentů:
- odkaz na vaši webovou stránku nebo online reklamu (např. stránku na Facebooku),
- účet za energii společnosti, výpis od předchozího poskytovatele služeb nebo faktura: vystavená na jméno společnosti nebo majitele firmy, nebo faktura vystavená jednomu z vašich zákazníků za dodané produkty nebo služby.
Co se stane, jestliže dokumenty nebudou dodané včas?
Pokud požadované dokumenty nebudou předloženy ve stanovené lhůtě:
- platby budou dočasně pozastaveny,
- v případě dlouhodobého nepředložení dokumentů může být smlouva se společností Teya ukončena.
Přesné časový rámec se může lišit a bude vám sdělen v průběhu procesu.
Proč musím vyplnit dotazník, i když se moje údaje nezměnily?
Chápeme, že na první pohled se může zdát, že se nic nezměnilo. Regulační požadavky nás však zavazují pravidelně ověřovat a potvrzovat, že naše údaje o obchodnících jsou aktuální.
Dotazník je standardizovaný a bezpečný formulář, pomocí kterého systematicky ověřujeme:
- obchodní údaje,
- informace o oprávněných osobách,
- vlastnickou a řídící strukturu,
- a totožnost relevantních osob.
I drobné změny, kterých si možná nejste vědomi (např. změna adresy, rozsahu činnosti, vlastnické struktury nebo platnosti dokumentů), mohou být z regulačního hlediska významné.